PROSEDUR & ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP

Tingkat Kebutuhan Aktiva Tetap

Kebutuhan akan aktiva tetap selalu ada pada setiap aktivitas usaha, apapun jenis dan bentuk usahanya. Tingkat kebutuhan akan aktiva tetap tergantung di fase mana aktifitasnya berada. Dari 4 (empat) fase daur hidup suatu usaha (business life cycle), aktivitas pembelian aktiva berada diantara 3 fase saja, yaitu :

Fase Pendirian (establishment)
Pada fase ini, semua jenis aktiva tetap belum tersedia (kecuali jika perusahaan yang didirikan adalah bentuk peleburan atau penggabungan). Untuk itu perusahaan perlu :
Membeli atau menyewa tempat usaha (tanah dan gedung)
Membeli atau menyewa mesin dan peralatan
Membeli atau menyewa peralatan transportasi

Fase Pertumbuhan (growth & expansion)
Di fase ini, seharusnya semua jenis aktiva tetap telah tersedia. Akan tetapi karena perusahaan terus berkembang, sering terjadi aktiva tetap yang telah tersedia tidak cukup kapasitas untuk menampung aktivitas usaha. Untuk itu perlu melakukan penambahan pengadaan aktiva tetap. Tentunya tergantung jenis aktiva mana yang kapasitasnya tidak mencukupi.

Fase Kedewasaan (maturity)
Saat perusahaan berada pada fase kedewasaan, jumlah maupun kapasitas aktiva tetap telah mencukupi aktivitas usaha. Akan tetapi, Intensitas penggunaan aktiva tetap yang tinggi, akan membuat sebagian aktiva mengalami penurunan fungsi atau kapasitas dengan drastis, sehingga ada kalanya perusahaan sudah harus mengganti aktiva yang lama dengan yang baru. Perlu melakukan pengadaan lagi. Biasanya ini terjadi pada aktiva jenis mesin dan peralatan.

Catatan : Jenis aktiva mesin dan peralatan terkadang mengalami penggantian akibat perubahan model produk yang akan dihasilkan. Hal ini biasanya terjadi pada usaha-usaha yang menghasilkan fast moving product, atau produk-produk yang berbasis trend mode (misalnya produk pakaian).

Mengapa Perlu Cost Analysis Sebelum Pembelian Aktiva ?

[Alasan-1]. Pembelian Aktiva Melibatkan Dana Yang Relative Besar

Penggunaan dana yang relative besar akan berimplikasi terhadap tingkat ketersediaan kas perusahaan. Hal ini lah yang membuat pengadaan aktiva menjadi critical. Perlu di lakukan analisis yang memadai terhadap tingkat ketersediaan kas dengan tingkat kebutuhan akan aktiva.

Contoh :

Saat ini Saldo Kas perusahaan adalah sebesar Rp 200,000,000,- Perusahaan sedang berproduksi dengan estimasi harga pokok sebesar Rp 50,000,000,- akan selesai dalam 1 bulan ke depan dengan payment term net 30 hari, estimate profit margin 30%. Sementara dalam Laporan Peramalan Penjualan (sales forecast report) nampak bahwa sales akan meningkat 50% dalam satu kwartal ke depan, lamanya berproduksi (production lead time) adalah 30 hari, system pembayaran atas penjualan (payment term on sales) adalah net 30 hari, Trend beban operasional selama kwartal yang lalu adalah Rp 60,000,000 ~ 85,000,000 ~ 95,000,000,- dan Trend beban operasional selama 2 bulan berjalan Rp 75,000,000 ~

Kapan saat yang tepat untuk melakukan pengadaan aktiva ? --> perlu dianalisa
Berapa besarnya dana yang bisa di alokasikan ? --> perlu dianalisa
Bagaimana jika kas tidak menucukupi ? --> Perlu dianalisa


[Alasan-2]. Adanya Asas Cost and Benefit

Setiap Cost yang timbul dalam aktivitas usaha tentunya diharapkan akan memberikan manfaat kembali (returned benefit) bukan ?.
Pengadaan aktiva adalah aktivitas cost (cost activity), jadi penentuan jenis, kapasitas, dan jumlah aktiva yang akan diadakan hendaknya dihubungkan dengan manfaat yang akan diharapkan. Yaitu dengan membandingkan antara cost yang akan muncul dengan benefit yang diharapkan.

Dengan kasus yang sama seperti pada [Alasan-1] di atas :
Jenis, kapasitas, jumlah mana yang memberi manfaat maksimal ? --> Perlu dianalisa


[Alasan-3]. Adanya Pilihan Cara Pengadaan Aktiva

Cara pengadaan aktiva ada berbagai macam pilihan, yaitu :

Membeli tunai
Membeli dengan cara mencicil
Menyewa
Menukarkan aktiva yang kurang berdaya guna dengan aktiva yang diharapkan memberi manfaat lebih baik

Setiap pilihan akan datang berasamaan dengan resiko dan potensi peluang manfaat. Dengan berbagai pilihan yang ada :

Cara pengadaan manakah yang memeiliki potensi peluang manfaat tertinggi dengan resiko terendah ? --> Perlu analisa


[Alasan-4]. Adanya Pilihan Type dan Sources
Sering terjadi aktiva sejenis akan tetapi tersedia berbagai macam spesifikasi, tambahan fungsional (additional feature) dengan kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Hal ini akan berimplikasi terhadap BEBAN (BIAYA) pemeliharaan (MAINTENANCE), penggantian sparepart (REPAIR) maupun turun mesin (OVERHAUL).

Yet, persaingan antar pemasok (sources) terkadang memberikan pilihan cost yang berbeda-beda secara signifikan. Pemberian discount, pelayanan purna jual (service after sale) dan garansi (warranty).

Semua itu hendaknya menjadi pertimbangan yang perlu di dalam penentuan pengadaan aktiva. dan memerlukan analisa yang memadai.

Semua pertanyaan tersebut akan kita hitung, bahas secara terperinci pada postingan saya berikutnya, yaitu : ANALISA SEBELUM PENGADAAN AKTIVA

Update : artikel Analisa pengadaan aktiva tetap kini sudah ada, silahkan di [-baca-]
Tidak sabar rasanya untuk membaginya disini, apa daya hari sudah malam, sementara tugas berat esok hari telah menanti.

Just FYI : Saya sedang menghadapi pemeriksaan pajak, yang memerlukan konsentrasi, pemikiran dan energy.

Kabar gembiranya : Begitu kasus pemeriksaan pajak ini tuntas, saya akan membagi pengalaman saya dalam menghadapi pemeriksaan pajak dari awal proses sampai akhir !! Yess!! :-)

Saya yakin itu akan bermanfaat bagi rekan-rekan pembaca, utamanya bagi yang bergelut dibidang corporate financial.

Source:

http://putra-finance-accounting-taxation.blogspot.com/2007/11/membuat-cost-analysis-aktiva-tetap.html